Déclaration sur la protection de la vie privée

Organisation du responsable du traitement

la SRL ‘HLB Sefico’, siège social : chaussée de La Hulpe 166 – 1170 Bruxelles et avec comme numéro d’entreprise 0438.341.713 et numéro d’agréation ITAA 50.507.189 (ci-après ‘HLB’), est responsable pour le traitement des données à caractère personnel (ci-après vos ‘données’) aux conditions telles que figurant dans la présente déclaration sur la protection de la vie privée.

Données de contact

HLB Sefico SRL,

Siège social :
Chaussée de La Hulpe 166 – 1170 Bruxelles

Autres filiales :

• Anvers : Berchemstadionstraat 76 bus 9 – 2600 Antwerpen (Berchem),
• Liège : Bâtiment L – Quai des Vennes 18-20 – 4020 Liège,
• Courtrai : President Kennedypark 31A – 8500 Kortrijk,
• Charleroi : Chaussée de Courcelles 101 – 6041 Gosselies.

Téléphone : +32 2 735 43 25
Fax : +32 2 736 48 17

e-mail : privacy@hlb.be
site internet : www.hlb.be

Comment nous protégeons les données à caractère personnel

HLB prend très au sérieux la protection de vos données et prend toutes les mesures appropriées raisonnables afin de veiller à éviter autant que possible l’abus, la perte, l’accès non autorisé, la publication non désirée et les modifications illicites de vos données.

Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas suffisamment protégées ou qu’il existe des indications d’abus, veuillez prendre contact avec notre service clientèle ou via l’adresse e-mail : privacy@hlb.be.

Délégué à la protection des données

Vous trouverez ci-dessous les coordonnées du délégué à la protection des données, désigné par le responsable du traitement, l’asbl Privanot : 

• Dénomination : Privanot asbl
• Adresse postale : Rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles
• Email : privacy@hlb.be
• Numéro de téléphone : 02/500.14.15

Données à caractère personnel que nous traitons

HLB traite vos données, celles de vos employés, de vos représentants et/ou celles de vos administrateurs du fait que vous faites usage de nos services et/ou que vous nous les fournissez ou les avez fournies vous-même.

Vous accordez votre consentement à HLB à cet effet, conformément aux dispositions des conditions générales de HLB relatives à de telles données. Vous garantissez à HLB que vous avez obtenu le consentement nécessaire de vos employés, de vos représentants et/ou de vos administrateurs afin de communiquer ces données à caractère personnel à HLB.

En outre, les données à caractère à caractère personnel sont traitées sur la base d'une obligation légale ou d'un intérêt légitime et pour l’exécution d’un contrat existant.

Vos données sont collectées directement auprès de vous, nous pouvons avoir reçu vos données par l'intermédiaire d'un prestataire de services externe ou nous avons collecté vos données par l'intermédiaire d'autres sources officielles, telles que :

• la Banque-Carrefour des Entreprises ; 
• le Moniteur belge et ses annexes ; 
• la Banque Nationale de Belgique (Centrale des bilans) ; 
• le registre UBO.

Vous trouvez ci-dessous un aperçu des données à caractère personnel que nous traitons (le cas échéant)

• Nom et prénom
• Sexe
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse électronique
• Données de / sur votre eID (en ce compris votre numéro de registre national)
• Adresse IP
• Autres données à caractère personnel que vous nous fournissez spontanément, par exemple par courrier ou par téléphone
• Numéro de compte bancaire

Données à caractère personnel spéciales et/ou sensibles que nous traitons 

Dans le cadre de ses activités HLB ne traite en principe aucune donnée à caractère personnel spéciale et/ou sensible vous concernant, comme les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les données génétiques ou biométriques qui permettent l’identification unique d’une personne, les données concernant la santé ou encore les données concernant la vie ou l’orientation sexuelle d’une personne. 

Nous n’avons nullement l’intention de recueillir des données sur les clients âgés de moins de 18 ans. Sauf autorisation des parents ou du tuteur, nous sommes tenus de respecter nos obligations légales.

Nous ne sommes toutefois pas toujours en mesure de contrôler si un client a plus de 18 ans. Nous conseillons dès lors aux parents de surveiller les activités (en ligne) de leurs enfants afin d’éviter que des données soient recueillies sur des enfants sans l’accord parental.

Si vous êtes persuadé que nous avons recueilli les données à caractère personnel d’un mineur sans cet accord, merci de nous contacter via l’adresse e-mail : privacy@hlb.be.

Dans quel but et sur quelle base nous traitons les données à caractère personnel

HLB traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

• afin d’exécuter le contrat avec HLB dans lequel vous constituez une partie impliquée, ou afin de prendre, à votre demande, des mesures avant la conclusion d’un contrat ;
• afin de satisfaire à toute la législation applicable en la matière dans le cadre de la tâche de HLB, dont la lecture de vos données sur votre eID ;
• afin de défendre vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique ;
• afin de défendre les intérêts légitimes de HLB ou ceux de tiers;
• pour le traitement en vue de l’archivage dans l’intérêt général, pour la recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;
• pour le traitement, le cas échéant, de vos paiements ;
• pour l’envoi de nos lettres d’informations et de nos éventuels messages publicitaires ;
• afin de pouvoir vous contacter par téléphone ou par e-mail lorsque ceci est nécessaire à l’exécution de nos services ;
• afin de vous informer au sujet de changements dans nos services ;
• afin de vous fournir des services ;
• afin de respecter nos obligations légales, comme lorsque nous traitons les données dont nous avons besoins dans le cadre de nos propres obligations fiscales et/ou comptables.

Prises de décisions automatisées

HLB ne prend pas de décisions sur une base automatisée sur des affaires qui pourraient avoir des conséquences (considérables) pour des personnes.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

HLB ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que strictement nécessaire afin de réaliser les objectifs pour lesquels vos données ont été recueillies.

Nous appliquons une durée de conservation pour vos données à caractère personnel égal à (1) la durée totale du contrat avec vous, y compris les éventuelles prolongations, et pendant une durée de 10 années après la fin du contrat, ou (2) pour la durée complète pendant laquelle HLB ou les entités au sein de notre réseau propose(nt) des services sur le marché similaires à ceux que vous avez obtenus de HLB ou pour lesquels vous avez montré un intérêt, et ce pour la durée qui est la plus longue des deux.

Partage de données à caractère personnel avec des tiers

HLB ne vend pas vos données à des tiers et ne les communique que si cela est nécessaire pour l’exécution de nos obligations ou compétences légales et de notre contrat avec vous.

Vos données sont exclusivement transmises de manière interne par HLB aux collaborateurs et aux personnes désignées qui en ont besoin pour l’exercice de leurs tâches, ou à nos entités apparentées au sein du groupe de HLB.

Avec les tierces parties qui traitent vos données sur notre demande, nous concluons un contrat de sous-traitance de traitements de données afin de veiller autant que possible à ce qu’elles appliquent un même niveau de protection et de discrétion pour vos données.

HLB demeure responsable de ces traitements.

Consulter, adapter ou effacer des données

Vous disposez en principe du droit de consulter, de corriger ou d’effacer vos données. Vous avez en outre le droit de retirer votre éventuel consentement pour le traitement de vos données, ou de vous opposer au traitement de vos données par HLB et vous avez le droit de transfert des données. Ceci signifie que vous pouvez nous soumettre une demande afin de faire transférer, à vous-même ou à une autre organisation désignée par vos soins, les données que nous conservons de vous dans un fichier informatique.

Vous pouvez adresser votre demande de consultation, de correction, d’effacement, de transfert de vos données à caractère personnel, de retrait de votre consentement ou votre opposition au traitement de vos données à caractère personnel à l’adresse e-mail privacy@hlb.be.

Afin d’être certains que la demande de consultation provient bel et bien de vous, nous vous demandons de joindre à votre demande une copie de votre pièce d’identité. Noircissez votre photo d'identité, le numéro de votre carte et le numéro du Registre national sur cette copie. Cette mesure vise à protéger votre vie privée.

HLB s’engage à réagir au plus vite et au plus tard dans les trente jours suivant votre demande.

Gardez toutefois à l’esprit qu’éventuellement HLB ne sera pas dans l’obligation de donner suite à votre demande de consultation, de correction, d’effacement ou de transfert et ce, en raison de nos obligations légales.

Déposer une plainte

HLB tient également à porter à votre attention le fait que vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle nationale. Cela est possible via les données de contact suivantes :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be